Deze privacyverklaring van Veenstra IT legt uit welke persoonsgegevens we van je verwerken als je contact opneemt, een afspraak maakt of je computer laat repareren.
Wie verwerkt je gegevens?
Veenstra IT, De Beek 8a, 3871 MS Hoevelaken, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 90843355. Contact: 033 – 781 1000 of info@veenstra-it.nl. Veenstra IT is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze website en via onze dienstverlening binnenkomen.
Welke gegevens verwerken we en waarvoor?
- Contact- en afspraakgegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres): om je aanvraag te behandelen, een afspraak te plannen en de dienst uit te voeren.
- Gegevens op je apparaat: bij reparatie, back-up of het terughalen van bestanden krijgen wij toegang tot bestanden op je apparaat. We kijken alleen wat nodig is voor de opdracht en kopiëren niets buiten de opdracht om. Is er voor een reparatie een tijdelijke kopie van je bestanden nodig, bijvoorbeeld omdat Windows opnieuw geïnstalleerd moet worden, dan zeggen we dat vooraf. Die kopie blijft in onze eigen werkplaats en gaat niet naar een andere partij.
- Facturatiegegevens: om te factureren en te voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
- Websitegegevens: we tellen op onze eigen server hoeveel mensen de site bezoeken, welke pagina's zij lezen, hoe lang die openstaan en of er op bellen, appen of een afspraak wordt geklikt. Daar zit geen cookie onder en er gaat niets naar Google of een andere partij. Je IP-adres bewaren we daarbij niet: om bezoekers te kunnen tellen maken we er een onomkeerbare code van, samen met een geheim dat elke nacht verandert. De cookieverklaring legt precies uit wat er wel en niet wordt vastgelegd.
Hoe lang bewaren we je gegevens?
Factuur- en administratiegegevens bewaren we zeven jaar, zoals de Belastingdienst voorschrijft. Contact- en afspraakgegevens bewaren we twee jaar na afronding van de opdracht, zodat we bij een vervolgvraag weten wat we eerder voor je deden. Tijdelijke kopieën van bestanden die voor een reparatie zijn gemaakt, verwijderen we binnen dertig dagen na oplevering. Wil je dat het eerder gebeurt, zeg het dan; dan doen we het meteen.
De afsprakenplanner op deze site
Kies je op deze site zelf een moment, dan gebeurt het volgende met wat je invult.
Postcode en huisnummer. Bij een afspraak aan huis sturen we die twee naar de Locatieserver van PDOK, een dienst van de Nederlandse overheid, om er coördinaten bij te zoeken. Daarna gaan die coördinaten naar TomTom, een Nederlands bedrijf, om de reistijd uit te rekenen met de drukte van het gekozen tijdstip. Er gaat geen naam, e-mailadres of telefoonnummer mee: die dienst weet alleen dat er iemand naar een adres wil rijden. De gevonden coördinaten bewaren we hooguit dertig dagen op onze eigen server, zodat je bij een tweede bezoek niet hoeft te wachten. Daarna verdwijnen ze vanzelf.
Je aanvraag. Naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en je omschrijving gaan naar onze eigen systemen: ServiceHub, waar we de opdracht in bijhouden, en onze agenda in Nextcloud, waar het gereserveerde tijdvak in komt te staan. Allebei draaien op eigen servers in Nederland. Daarnaast krijgen we een e-mail met dezelfde gegevens, zodat een aanvraag nooit verloren gaat als een van die systemen even niet werkt.
Techniek. Om te voorkomen dat iemand het formulier of de planner geautomatiseerd misbruikt, houden we per bezoeker een teller bij. Daarvoor bewaren we geen IP-adres maar een onomkeerbare versleuteling ervan, en die teller verloopt binnen enkele uren. In een logboek op onze server staat per aanvraag het tijdstip, het e-mailadres en of de verzending lukte; dat is er om een storing terug te kunnen vinden en wordt na negentig dagen opgeruimd.
Cookies. De planner werkt zonder cookies en zonder meekijkende diensten van derden.
Met wie delen we gegevens?
We verkopen je gegevens niet. We delen ze alleen met partijen die nodig zijn om de dienst te leveren. Dat zijn er weinig, want het meeste draait op onze eigen servers in Nederland: de website zelf, ons klantsysteem, onze agenda en onze e-mail staan bij ons in beheer en niet bij een clouddienst van derden.
Buiten onze eigen systemen gaat er alleen iets naar:
- PDOK, de Locatieserver van de Nederlandse overheid, als je in de afsprakenplanner je postcode invult. Alleen die postcode en het huisnummer, zonder je naam.
- TomTom, om de reistijd naar dat adres te berekenen. Alleen coördinaten, zonder je naam.
- Onze boekhouder, voor de facturen.
- Ontrack, alleen als een opslagmedium fysiek beschadigd is en gespecialiseerd dataherstel nodig is. Dat gebeurt nooit zonder dat we het eerst met je bespreken.
Met partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken, sluiten we een verwerkersovereenkomst. We verkopen je gegevens nooit en gebruiken ze niet voor advertenties.
Welke rechten heb je?
Je mag je gegevens inzien, laten corrigeren, laten verwijderen of de verwerking laten beperken. Ook mag je bezwaar maken en je gegevens laten overdragen. Stuur je verzoek naar info@veenstra-it.nl of bel 033 – 781 1000. We reageren binnen de wettelijke termijn van een maand.
Klacht of vraag over je gegevens
Bel 033 – 781 1000 of mail info@veenstra-it.nl. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.